POLITYKA PRYWATNOŚCI „BROKERS UNION”

 

Szanowni Państwo,

 

niniejszy dokument (dalej również jako: Polityka Prywatności) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez „Brokers Union” sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Ślężna 112 B, lok. U 8 (53-111 Wrocław), wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000109774, NIP: 8942493484, REGON, 932016778, o kapitale zakładowym w wysokości 240.000,00 PLN – w całości wpłaconym (dalej jako: Brokers Union lub Spółka), w tym za pośrednictwem strony internetowej https://brokersunion.pl/ (dalej jako: Strona WWW lub Strona internetowa).

 

Zachęcamy do zapoznania się z jego treścią i w przypadku jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

 

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i jak można z nim się skontaktować?

 

Administratorem Państwa danych osobowych (a więc podmiotem decydującym o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych) jest Brokers Union.

 

Aby odpowiedzieć na pytania dotyczące przetwarzania danych Brokers Union zatrudniła Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się wysyłając wiadomość na adres e – mail: iod.brokers@brokersunion.pl

 

2. Jakie są podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych?

 

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Brokers Union zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), a w momencie pozyskiwania Państwa danych osobowych każdorazowo informowani są Państwo jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania.

 

Brokers Union przetwarza Państwa dane osobowe przede wszystkim w następujących sytuacjach:

 

CELE PRZETWARZANIA	PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA	OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Zawarcie i wykonanie umowy z kontrahentem Spółki (w tym bieżący kontakt z przedstawicielami kontrahenta w okresie jej obowiązywania).	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.	Okres trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających.
Odpowiedź na zapytania kierowane do Spółki za pośrednictwem stron internetowych lub drogą e-mail.	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadnione interesy Administratora wyrażają się w udzieleniu odpowiedzi na skierowane zapytania.	Nie dłużej niż przez okres 3-lat liczonych od 1 stycznia kolejnego roku, w którym skierowane zostało zapytanie.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi (np. potencjalnych klientów).	Artykuł 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Administratora wyrażający się dochodzeniu roszczeń lub obronie przed takimi roszczeniami.	Okres trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających (co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat).
Archiwizacja dokumentacji (np. umowy, dokumenty rozliczeniowe).	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne by wykonać obowiązki prawne wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.	Okres zależny jest od przepisów prawa, a jeśli go nie wskazano wynosi 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
Marketing bezpośredni	Artykuł 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Administratora wyrażający się w podejmowaniu działań w ramach marketingu bezpośredniego	Okres trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających (co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat).   Administrator nie będzie jednak przetwarzać danych w celu marketingu bezpośredniego w przypadku wniesienia skutecznego sprzeciwu.
Wykonanie żądanych przez Państwa działań w zakresie ochrony danych osobowych bądź zgłoszonych przez Państwa reklamacji dotyczących usług świadczonych przez Spółkę.	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne by wykonać obowiązki prawne.	Okres zależny jest od przepisów prawa, a jeśli go nie wskazano wynosi 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
Podejmowanie innych wyżej niewymienionych działań przez Spółkę, które są na nią nałożone na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne by wykonać obowiązki prawne.	Okres zależny jest od przepisów prawa, a jeśli go nie wskazano wynosi 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.

 

Brokers Union wyjaśnia, że opisane powyżej okresy przechowywania (przetwarzania) danych osobowych są powiązane z celami i podstawami ich przetwarzania. Państwa dane osobowe będą przetwarzane są przez Brokers Union przez okres wynikający z przepisów prawa, a w przypadku braku stosownych wytycznych wynikających z przepisów prawa – przez okres ustalony każdorazowo stosownie do charakteru przekazanych danych osobowych. Ustalając okres przetwarzania danych osobowych Brokers Union każdorazowo uwzględnia kwestie takie jak: obowiązki względem organów podatkowych, czy związane z koniecznością dokonania rozliczeń finansowych, okresy przedawnienia roszczeń stron związanych z zawartą umową, czy obowiązki nałożone na Spółkę przepisami prawa. 

 

Jeżeli nie znaleźli Państwo informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych – w każdej chwili mogą Państwo skontaktować się w tej sprawie ze Spółką.

 

3. Czy przekazanych danych osobowych Brokers Union jest konieczne?

 

Ujawnienie wobec Spółki danych osobowych nigdy nie jest obowiązkowe, dysponują Państwo pełną dowolnością w tym zakresie. Spółka zwraca jednak Państwa uwagę, że o ile dla samego korzystania ze Strony WWW ujawnienie danych osobowych nie jest konieczne, o tyle nieujawnienie danych może uniemożliwić takie działania Spółki, do których dane te są niezbędne. Powyższe obejmuje przykładowo świadczenie na Państwa rzecz usług, zawarcie lub przygotowanie umowy współpracy, kontakt zwrotny z informacją o usługach bądź produktach Spółki, udzielenie innego rodzaju odpowiedzi lub informacji (tak telefonicznie jak i poprzez pocztę e-mail).

 

4. Jakie uprawnienia przysługują Państwu wobec Spółki

 

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

 

1)      Prawo do uzyskania dostępu do danych – w każdej chwili mają Państwo prawo zażądać informacji o tym, jakie Państwa dane osobowe przechowywane są przez Spółkę.

2)      Prawo do żądania poprawiania danych – zawsze mogą Państwo zażądać poprawienia Państwa danych osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także do uzupełniania niekompletnych danych.

3)      Prawo do żądania usunięcia danych – zawsze mogą Państwo zażądać, by usunąć przetwarzane przez Brokers Union dane osobowe. Niestety nie zawsze będzie to możliwe do zrealizowania, gdyż niekiedy obowiązek przetwarzania wiązać będzie się np. z przepisami prawa.

4)      Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu – zawsze mogą Państwo zażądać aby Spółka ograniczyła przetwarzanie Państwa danych osobowych. Mogą Państwo wnieść również sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w oparciu prawnie uzasadnione interesy, co dotyczy zwłaszcza realizowanego przez Brokers Union marketingu bezpośredniego.

5)      Prawo do wycofania zgody – w sytuacji, gdy Spółka przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie zgody, mają Państwo prawo wycofać taką zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie takiej zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

 

5. Czy Państwa dane osobowe będą ujawniane innym odbiorcom?

 

Zgodnie z przyjętą polityką Brokers Union nie udostępnia Państwa danych osobowych podmiotom nieuprawnionym, nie sprzedaje ich ani nie wymienia się nimi w celach marketingowych z podmiotami zewnętrznymi. Do udostępnienia przez Brokers Union Państwa danych osobowych dojść może wtedy, gdy Spółka jest do tego wyraźnie zobligowana lub upoważniona przepisami prawa (np. przekazanie danych, o których udostępnienie zawnioskuje policja).

 

Spółka zastrzega jednocześnie, że możliwe jest powierzenie przez nią przetwarzania Państwa danych podmiotom z nią współpracującymi, przy czym każdorazowo odbywać się to będzie wyłącznie ze starannie wyselekcjonowanymi podmiotami i w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

 

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być w szczególności:

1)      podmioty świadczące na rzecz Spółki usługi IT – Brokers Union współpracuje z wyspecjalizowanymi podmiotami świadczącymi na jej rzecz usługi informatyczne. Na potrzeby tej współpracy Państwa dane osobowe mogą być tym podmiotom powierzane;

2)      podmioty świadczące na rzecz Spółki usługi doradztwa prawnego – Brokers Union współpracuje z kancelariami prawnymi, radcami prawnymi i adwokatami, którzy świadczą na rzecz Brokers Union usługi doradztwa prawnego. W omawianym zakresie dochodzić może do udostępnienia Państwa danych osobowych;

3)      inne podmioty uprawnione do otrzymania Państwa danych osobowych w oparciu o przepisy prawa – udostępnienie danych osobowych pozostawać może również obowiązkiem Brokers Union (gdy zwróci się o to upoważniony podmiot) lub jej uprawnieniem (gdy działanie to następuje z inicjatywy Brokers Union). Przepisy prawa (w tym również przepisy RODO) określają bowiem sytuacje, w których takie udostępnienie danych osobowych pozostaje możliwe. Powyższe obejmować może w szczególności sytuacje, w których Brokers Union zobowiązana zostanie przez organ administracji państwowej do udostępnienia danych osobowych (np. stosowny wniosek złożony zostanie przez komornika sądowego, policję lub urząd skarbowy), lub też upoważniona jest ona do zainicjonowana takiego działania (np. udostępnienie danych osobowych sądom w celu wszczęcia postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi Spółki).

 

6. Czy Państwa dane osobowe są przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy?

 

W zakresie w jakim Brokers Union pozostaje administratorem Państwa danych osobowych, dojść może do przekazania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z przynależnością Brokers Union do brytyjskiej grupy kapitałowej PIB Group (transfer danych osobowych wewnątrz grupy kapitałowej). Transfer danych w tym zakresie odbywać będzie się na podstawie podpisanych przez Spółkę standardowych klauzul umownych (Standard contractual clauses). Spółka dołożyła wszelkich starań, by upewnić się, że transfer Państwa danych osobowych nie spowoduje dla nich jakiegokolwiek zagrożenia. W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat zabezpieczeń stosowanych przy konkretnym transferze danych, należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych.

 

7. Odesłanie do stron internetowych podmiotów trzecich

 

Jeżeli strona internetowa Brokers Union odsyła – również poprzez link – do stron internetowych podmiotów trzecich, Spółka nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość bądź kompletność prezentowanych tam treści oraz za bezpieczeństwo danych. Mając na względzie, że nie Brokers Union nie ma wpływu na przestrzeganie zasad w zakresie ochrony danych przez podmioty trzecie, Spółka rekomenduje by sprawdzać prezentowane tam deklaracje o ochronie danych osobowych. Spółka namawia również do zapoznania się z polityką prywatności zamieszczoną na tych stronach.

 

8. Pliki Cookies

 

Brokers Union informuje, że Strona internetowa korzysta z tzw. plików Cookies zwanymi potocznie ciasteczkami. Wszelkie informacje na temat wykorzystywanych przez Naszą stronę internetową plików Cookies znajdą Państwo w specjalnie przygotowanej przez Brokers Union informacji dot. wykorzystywanych przez Stronę WWW plików Cookies, która dostępna jest pod linkiem: https://brokersunion.pl/polityka-cookie/

 

9. Aktualizacja zasad prywatności

 

Brokers Union nie może wykluczyć, że w przyszłości będzie musiała zaktualizować Politykę Prywatności. Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na stronie internetowej Spółki.